#105 La piattaforma all-in-one che gestisce tutti gli aspetti dei tuoi viaggi di lavoro

Nella puntata di oggi si apre per la prima volta una riflessione su un tema spesso trascurato ma centrale nel mondo del B2B: la gestione dei viaggi di lavoro. Si parla infatti di business travel, un settore complesso, ricco di variabili, che impatta in maniera significativa su organizzazione, produttività e costi aziendali. A guidare la conversazione è l’esperienza concreta di BizAway, una realtà italiana che ha saputo creare una soluzione tecnologica completa e innovativa per semplificare e digitalizzare ogni aspetto del viaggio d’affari. Il tutto nasce come sempre dall’esperienza dei founder, che parte da una frustrazione vissuta in prima persona: durante la sua carriera precedente, in cui viaggiava molto per aziende internazionali, si è spesso trovato a dover affrontare processi lenti, frammentati e inefficienti. Le agenzie tradizionali richiedevano continui scambi di email, offrivano pochi preventivi, imponevano tempi di risposta stretti e spesso i prezzi risultavano più alti di quelli trovati autonomamente online. Da lì nasce l’idea di BizAway: creare una piattaforma digitale unica, che racchiuda in sé tutto ciò che serve per prenotare, modificare, gestire e rendicontare un viaggio di lavoro, con una user experience fluida, trasparente e veloce. Ne abbiamo parlato con  Luca Carlucci, CEO e co-fondatore di BizAway.

Il valore di BizAway è nella sua capacità di centralizzare l’intero processo. Ogni dipendente può accedere alla piattaforma o all’app, prenotare in autonomia voli, hotel, treni o autonoleggi, con una visibilità totale sulle regole aziendali e sulle policy interne. Non solo: c’è anche la possibilità di cambiare o annullare un viaggio fino a tre ore prima, un’elasticità impensabile fino a poco tempo fa e fondamentale in un mondo in cui l’imprevisto è ormai parte della normalità. È una rivoluzione non solo tecnologica, ma culturale, perché rende il viaggiatore più indipendente, il tutto all’interno di un ecosistema controllato, automatizzato e pienamente integrato nei processi aziendali.

A dieci anni dalla fondazione, BizAway è una realtà consolidata e in continua crescita. Opera in tutta Europa – inclusi Paesi nordici, centro, est, ovest e Regno Unito – e ha esteso la sua attività anche nel Middle East, con l’apertura di un ufficio a Dubai. Questo ampliamento geografico non ha reso meno accurata l’attenzione alla localizzazione: l’azienda supporta oggi nove lingue, e ha sviluppato soluzioni per adattarsi a sistemi fiscali diversi, come ad esempio le regole legate all’IVA che variano a seconda del Paese di partenza e arrivo dei voli. Tutto questo è possibile grazie a un team interno altamente specializzato, composto da veri travel expert che non operano in outsourcing, ma fanno parte dell’azienda, condividendone visione e valori. Il supporto al cliente è quindi diretto, competente e sempre personalizzato, una rarità nel settore.

La strategia commerciale dell’azienda si rivolge in modo prioritario a medie e grandi imprese, ma non esclude realtà più piccole: anche se il focus delle vendite non è diretto su di esse, quando queste si avvicinano a BizAway vengono seguite con la stessa attenzione e professionalità. Il servizio si adatta facilmente a ogni dimensione aziendale, perché è stato pensato per gestire la complessità delle multinazionali, ma è scalabile e modulare. Le modalità di acquisizione cliente variano: nelle aziende più strutturate si partecipa a veri e propri tender competitivi, in cui si valutano prezzi, fee di servizio e qualità complessiva. In altri casi, si passa per una fase di discovery, dove il cliente confronta la soluzione con quelle tradizionali. In entrambi i casi, BizAway offre periodi di prova gratuita, senza vincoli, perché sa di poter contare su un tasso di conversione elevatissimo, grazie all’efficacia della propria proposta.

Il cuore del vantaggio competitivo di BizAway sta nella tecnologia e nella semplicità d’uso. Prenotare può avvenire via piattaforma, via email o addirittura telefono, ma tutto converge nell’app, dove il viaggiatore trova in tempo reale l’itinerario, il boarding pass, i documenti di viaggio, le ricevute, in un’unica interfaccia. Questo approccio ibrido consente massima flessibilità e allo stesso tempo uniformità dei dati, che vengono tracciati, ordinati e messi a disposizione di ogni reparto aziendale coinvolto. Non è solo una questione di prezzo: BizAway offre comodità, controllo, efficienza e serenità. Il business travel, per definizione, non è una funzione core per un’azienda, ma è un’attività necessaria e delicata. Gestirla male può causare inefficienze, stress, perdita di tempo e denaro. BizAway la trasforma in un’esperienza fluida, moderna e persino piacevole, elevandone la qualità complessiva.

Un capitolo particolarmente importante riguarda i vantaggi per la parte amministrativa e finanziaria delle aziende. Spesso i viaggi venivano gestiti in modo disordinato, con prenotazioni autonome fuori policy, ricevute sparse, rimborsi manuali e difficoltà di controllo sui costi reali. BizAway, invece, centralizza tutto, con una reportistica in tempo reale e una tracciabilità precisa di ogni spesa, facilitando la conciliazione dei costi e migliorando l’efficienza interna dei reparti finance. Questo approccio rende anche il CFO un alleato strategico della piattaforma: dove prima si avevano voci fuori bilancio o spese non dichiarate, oggi si ha una visione completa e integrata. In alcuni casi, le aziende si sono rese conto che spendevano più di quanto immaginassero, non tanto per l’importo in sé, ma per la mancanza di controllo e trasparenza. BizAway, in questo senso, non è solo uno strumento operativo, ma diventa una leva di gestione, controllo e ottimizzazione dell’intero processo legato ai viaggi d’affari.

Per piú info: https://www.softwareitaliani.com

Per la rubrica 4 domande a razzo:

🏆 Miglior consiglio che ti hanno dato: “Mettersi sempre delle scarpe, di quello che riceve il servizio che tu vuoi offrire” Un consiglio ricevuto da mio padre. Perché alla fine bisogna essere molto attenti a offrire un servizio adeguato e nella linea economica dell’azienda. Infatti, l’esperienza di viaggio è un’esperienza che nel momento di pianificarla è il mal di testa. Potenzialmente se noi ti togliamo la testa, abbiamo fatto un bel lavoro e in più ti diamo tranquillità durante il viaggio ti assistiamo, ti preveniamo anche problemi.

📚Libro che stai leggendo: “Eating the Big FIsh” è un bel libro, abbastanza in linea su quello che siamo noi, perché nonostante siamo un’azienda che ha raccolto dei fondi importanti, quindi non dico che siamo piccoli o senza risorse, però siamo in un mondo dove ci sono player che hanno raccolto miliardi e il fatto che noi riusciamo a competere e a battere questi player è anche una conseguenza di una mentalità nostra, di essere capaci di soddisfare la necessità del cliente

🚀 La caratteristica che dovrebbe avere un CEO: “Lo spirito di Responsabilità” perché mi rendo conto ogni giorno che abbiamo un team di più di 400 persone e ogni persona, porta con sé la propria esperienza, però anche i propri sogni, le proprie volontà. E noi dobbiamo essere in grado di rappresentare non solamente l’interesse degli shareholder, quali noi stessi, ma anche gli interessi di tutto il team e di tutte le persone che sono attorno al team.

💡La tua frase ispirazionale: “Una battuta riesce dove la serietà non arriva” deriva dal latino, ma la dico in italiano che è più facile. È una sorta di detto che mi porta anche al senso di autonomia, perché a volte la gente si prende molto, sul serio, a volte anche troppo. Chissà. Poi dipende ovviamente dal metodo di giudizio, ma nel mio caso credo che sia anche molto importante avere, il senso di prospettiva quando si ci si trova in certe posizioni, in certe situazioni.

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